Theo báo cáo của Big Commerce, 80% người tham gia khảo sát cho rằng chi phí và tốc độ vận chuyển là hai yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến hành vi mua sắm của khách hàng. Cho thấy, việc quản lý kho hàng hóa hiệu quả cũng là một công việc rất quan trọng giúp doanh nghiệp cung ứng hàng hóa kịp thời, tránh các sai sót và chậm trễ trong đơn hàng cũng như tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự. Liệu quản lý kho hàng hóa bằng QR code có thật sự hiệu quả? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết cách quản lý kho hàng của bạn một cách tốt nhất.
I. Quy trình quản lý kho hàng hóa cần yêu cầu gì?
Quản lý kho là một hoạt động phức tạp, liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Để đảm bảo tính liên tục của quá trình bán hàng và giảm thiểu chi phí lưu thông, quản lý kho đóng vai trò quan trọng. Để quản lý kho vật tư hàng hóa một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ những yêu cầu sau đây:
Quy định nhập hàng hóa vào kho:
- Kiểm tra giấy tờ nhập kho theo quy định pháp luật.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.
- Cập nhật số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập kho.
Quy định xuất hàng hóa từ kho:
- Kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định pháp luật.
- Tạo phiếu xuất kho đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, người xuất kho và đơn hàng.
- Cập nhật lượng hàng xuất kho.
Quy định lưu kho hàng hóa:
- Bảo quản hàng hóa trong kho một cách cẩn thận.
- Chuyển hàng hóa vượt quá thời hạn lưu kho sang khu vực riêng..
Quy định kiểm kho:
- Thực hiện kiểm kho định kỳ để so sánh số lượng hàng hóa với thông tin trong sổ sách.
- Lập danh sách theo dõi và kiểm tra hàng hóa, vật tư.
- Tạo báo cáo định kỳ về tình trạng kho.
Quy định quản lý hàng hóa:
- Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học.
- Bố trí hàng hóa thông minh để thuận tiện nhập và xuất kho.
- Lập sơ đồ kho để hiển thị vị trí các kệ hàng hóa.
- Thiết lập định mức tồn kho dựa trên thực tế kinh doanh và lượng hàng xuất nhập kho.
- Theo dõi hàng tồn kho hàng ngày, đảm bảo lượng hàng hóa luôn ở mức tối thiểu.
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho.
>> Xem thêm: Mã QR Code là gì? Mã QR Code được ứng dụng như thế nào trong đời sống?
II. Các vấn đề gặp phải trong quy trình quản lý kho hàng hóa
Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp thường gặp những thách thức đáng kể trong việc quản lý kho vật tư hàng hóa như:
- Quản lý nhập xuất thủ công bằng sổ sách → Dễ sai sót, mất hàng và tốn nhiều nhân lực
- Quản lý phức tạp và thủ tục giấy tờ nhiều, dẫn đến tốn thời gian và nhân lực trong các hoạt động nhập/xuất/kiểm kê
- Khó khăn trong việc theo dõi trạng thái hàng hóa trong kho, gây khó khăn trong việc điều chỉnh tồn kho một cách tối ưu
- Thiếu hụt hàng hóa gây mất mát sản xuất và buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh tồn kho thường xuyên
- Quản lý không chặt chẽ dẫn đến các sai sót trong việc quản lý hóa đơn vật liệu, chu kỳ, phế liệu, lỗi vận chuyển, lỗi nhận hàng và lỗi báo cáo sản xuất.
- Công việc báo cáo tốn thời gian và chưa chính xác, tồn kho dư thừa, khó đo lường hiệu quả công việc, và nhiều vấn đề khác.
III. Quản lý kho hàng hóa bằng QR code/ Barcode là gì?
QR code và Barcode là hai loại mã vạch có thể được quét bằng các thiết bị quang học. Mã QR và Barcode được in trên bề mặt hàng hóa chứa các thông tin liên quan đến sản phẩm như quy trình sản xuất, lô hàng và thông tin về nguyên liệu, hoặc theo yêu cầu của doanh nghiệp. Quản lý kho bằng QR code/Barcode đã trở thành lựa chọn phổ biến và rộng rãi của nhiều doanh nghiệp Việt, giúp nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa trong kho. Sử dụng QR code giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo hiệu quả quản lý kho như mong đợi.
IV. Điểm khác biệt giữa quản lý kho hàng hóa bằng QR code/ Barcode và quản lý kho hàng hóa truyền thống
Thay vì ghi lại thông tin bằng nhiều giấy tờ hoặc file Excel như trong phương pháp truyền thống, hiện nay các thông tin về hàng hóa, sản phẩm, lô, lot sản xuất, thậm chí vị trí giá kệ và ngày giờ xuất nhập kho đều có thể được mã hóa chỉ bằng một tem QR Code/Barcode. Tuy nhiên, giữa QR Code và Barcode cũng có những khác biệt đáng chú ý.
QR Code là phiên bản cải tiến của mã vạch Barcode truyền thống. Mã vạch truyền thống gồm một dãy các vạch liền kề chỉ có thể chứa tối đa 20 ký tự số, trong khi đó, mã QR có khả năng chứa tối đa 7.089 ký tự số và 4.296 ký tự chữ. Điều này cho phép mã QR truyền tải được lượng thông tin lớn hơn. Ngoài ra, về kích thước, mã QR chiếm ít không gian hơn rất nhiều so với mã vạch truyền thống.
>> Đọc thêm:
-
- Mã UPC là gì? Cách tính mã vạch UPC theo quy tắc như thế nào?
V. Lợi ích của việc áp dụng QR code/ Barcode trong quản lý kho hàng hóa
- Tiết kiệm chi phí tồn kho bằng cách hiển thị thông tin hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối và mức tồn kho an toàn được giảm xuống.
- Công việc lập phiếu nhập/xuất kho cũng trở nên nhanh chóng và đáng tin cậy hơn với tự động hóa quy trình, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
- Tự động hóa các hoạt động nhập, xuất và kiểm kê kho thay thế hoạt động thủ công, giúp tiết kiệm nhân lực và thời gian trong quá trình quản lý kho.
- Quản lý tổng quan kho theo thời gian thực cho phép các quản lý chủ chốt trong công ty kiểm soát thông tin hàng hóa của công ty tại bất kỳ thời điểm nào.
- Việc xác định vị trí và khu vực của sản phẩm trong kho giúp tiết kiệm thời gian khi lấy hàng, đồng thời giúp quản lý tổ chức công việc trong doanh nghiệp.
- Cho phép quản lý nhiều vị trí kho, đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin cảnh báo khi các sản phẩm trong kho sắp hết, giúp tối ưu kế hoạch sản xuất và chuẩn bị nguyên liệu từ nhà cung cấp.
- Nhanh chóng và chính xác giúp ngăn chặn thất thoát và gian lận hàng hóa.
- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp và tăng hiệu quả vốn lưu động.
VI. Giải pháp truy xuất nguồn gốc bằng mã truy vết QR Code/ Barcode của Checkee
Khi áp dụng công nghệ mã QR code, mỗi sản phẩm sẽ được gán một mã riêng biệt không trùng lặp, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lưu lượng hàng ra/vào kho. Sau đó, sản phẩm sẽ được vận chuyển đến các đại lý, nơi nhân viên có thể kiểm tra và so sánh thông tin với dữ liệu tổng hợp. Mã vạch được quét và ghi lại trong sổ đăng ký để theo dõi thông tin và dữ liệu tồn kho. Trước khi chấp nhận thanh toán, mỗi doanh nghiệp có thể quét mã vạch sản phẩm để xác nhận. Đồng thời, việc quét lại mã vạch trên các gói hàng khi giao hàng cũng trở nên dễ dàng. Điều này giúp liên kết trực tiếp kiểm soát dữ liệu hàng tồn kho trên hệ thống mà không cần sử dụng các phương pháp thủ công trong quản lý hàng hóa. Vì vậy, việc quản lý kho vật tư hàng hóa trở nên chính xác và nhanh chóng. Ngoài ra, bằng cách quét mã QR Code trên sản phẩm, người tiêu dùng có thể dễ dàng tra cứu thông tin về nguồn gốc, quy trình sản xuất và chuỗi cung ứng. Checkee cung cấp giải pháp truy xuất nguồn gốc toàn diện cho doanh nghiệp giúp đảm bảo tính minh bạch thông tin từ khâu sản xuất, kho lưu trữ,… phân phối đến người tiêu dùng. Điều này đảm bảo chất lượng của các sản phẩm cũng như nâng cao uy tín thương hiệu đến người tiêu dùng.
Qua bài viết này, Checkee hy vọng các bạn đọc giả hiểu rõ được tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng hóa bằng QR code. Liên hệ hotline: 0902400388 để được tư vấn sâu hơn về giải pháp truy xuất nguồn gốc sản phẩm bằng mã truy vết QR code
