Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một phương pháp quản lý và cải tiến liên tục được áp dụng trong tổ chức và doanh nghiệp. Nó đóng vai trò quan trọng trong triết lý sản xuất tinh gọn và là một yếu tố cần thiết để đạt được cải tiến liên tục cho con người và quy trình trong môi trường kinh doanh hiện đại. Vậy chu trình PDCA là gì và quy trình hoạt động như thế nào? Cùng Checkee tìm hiểu tại bài viết này nhé!
I. Khái niệm chu trình PDCA là gì?
Mô hình PDCA (hay còn được gọi là chu trình PDCA) là một chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Ban đầu, ông gọi nó là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc sử dụng thống kê để kiểm tra chất lượng ở Mỹ từ cuối những năm 1930. Tuy nhiên, người Nhật lại thường gọi nó là chu trình Deming hoặc vòng tròn Deming.
Mô hình PDCA được biểu diễn bằng một hình ảnh đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ, thể hiện bản chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục không ngừng.
Đây là một mô hình cho sự cải tiến được duy trì liên tục, mang tính ổn định hơn so với việc chỉ sửa chữa một lần nhanh chóng. Đó là lý do tại sao mô hình này được đưa vào tiêu chuẩn ISO 9001. Tiêu chuẩn ISO 9001 đang trở thành mục tiêu chính cho sự cải tiến liên tục trong các hệ thống quản lý chất lượng hiện đại.
II. Những giai đoạn của quy trình PDCA
PDCA là một phương pháp quản lý bốn bước được sử dụng để kiểm soát và liên tục cải tiến quy trình. Thuật ngữ PDCA là viết tắt của bốn bước quan trọng:
- Plan – Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, tạo ra kế hoạch chi tiết và xác định các biện pháp cần thiết để đạt được mục tiêu đó.
- Do – Thực hiện: Tiến hành thực hiện kế hoạch đã lập, thực hiện các hoạt động và thu thập dữ liệu liên quan.
- Check – Kiểm tra: Đánh giá kết quả thực hiện bằng cách so sánh dữ liệu thu thập được với mục tiêu đã đề ra. Xác định các sai sót, lỗ hổng và cơ hội cải tiến.
- Act – Thực hiện điều chỉnh: Dựa trên kết quả kiểm tra, thực hiện các hành động điều chỉnh, cải tiến phù hợp. Sau đó, bắt đầu lại quá trình lập kế hoạch để tiếp tục quy trình PDCA mới.
Giai đoạn 1: Plan (Lên kế hoạch)
Đây là giai đoạn khởi đầu và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc lập kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ sẽ định hướng tốt cho các hoạt động tiếp theo. Nếu doanh nghiệp thực hiện lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA một cách chính xác và đầy đủ, sẽ ít cần phải điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển một cách hiệu quả hơn.
Việc lập kế hoạch bao gồm xác định mục tiêu, phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi bước vào quá trình sản xuất cụ thể. Điều này tạo điều kiện để tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả trong thời gian dài, đồng thời giúp giảm chi phí quản lý chất lượng và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Bước này thường được phân thành các bước con sau:
- Đặt ra mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển.
- Mô tả chi tiết nhiệm vụ với thông tin rõ ràng và cụ thể.
- Hình thành nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành.
- Ghi lại dữ liệu dự kiến sẽ được sử dụng trong quá trình thực hiện.
- Lập kế hoạch thực hiện, phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả dự kiến, quy trình hoạt động hoặc hướng dẫn để tạo nền tảng cho bước thực hiện tiếp theo.
Việc tuân thủ quy trình lập kế hoạch này giúp đảm bảo sự hiệu quả và thành công trong quản lý và triển khai các hoạt động.
Giai đoạn 2: Do (Triển khai kế hoạch đề ra)
Đây là giai đoạn thực hiện các kế hoạch đã được đề ra trong giai đoạn trước. Giai đoạn này bao gồm việc thực hiện các kế hoạch và chính sách thông qua các hoạt động và sử dụng các phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng theo kế hoạch đã đặt ra.
Khi đã xác định các điểm cần cải tiến, bạn cần lập kế hoạch để thực hiện chúng. Trong kế hoạch này, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
- Những điểm nào cần được cải tiến?
- Kế hoạch sẽ được hoàn thành khi nào?
- Cần thực hiện các bước gì để hoàn thành kế hoạch?
Giai đoạn 3: Check (Kiểm tra các kế hoạch đã thực hiện)
Giai đoạn “Check” nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu và kế hoạch như đã được đề ra ban đầu. Trong quá trình tổ chức thực hiện, cần thực hiện các công việc kiểm tra và kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập thông tin, phát hiện và đánh giá các điểm yếu. Mục đích của việc kiểm tra là phát hiện các nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời:
Đánh giá hiệu quả của các hoạt động và giải pháp đã thực hiện.
Phân tích xem có cách nào khác để cải thiện các giải pháp không. Giai đoạn này yêu cầu kiểm tra xem các hoạt động cải tiến đã được thực hiện thành công hay chưa, từ đó đánh giá xem mục tiêu đã đạt được kết quả như mong muốn hay không.
Giai đoạn 4: Act (Tiến hành điều chỉnh)
Tiến hành điều chỉnh và sửa lỗi
Xác định các biện pháp phòng ngừa để đối phó với các vấn đề phát sinh
Tiếp tục thực hiện chu trình P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính đã đề ra
Giai đoạn điều chỉnh nhằm đảm bảo sự phối hợp và đồng bộ hóa các hoạt động trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
Giai đoạn này cũng đóng góp vào việc đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới, nhằm giảm dần khoảng cách giữa mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.
III. Ví dụ điển hình về chu trình PDCA
Một ví dụ về chu trình PDCA là khi bạn lựa chọn sử dụng dịch vụ viễn thông không dây từ một nhà cung cấp.
- Đầu tiên, bạn Lập kế hoạch (Plan) rằng không có cuộc gọi bị rớt mạng nào sẽ xảy ra.
- Sau đó, bạn Thực hiện kế hoạch (Do) bằng cách bắt đầu sử dụng dịch vụ thoại từ nhà cung cấp.
- Tiếp theo, bạn Kiểm tra (Check) quá trình để giám sát hiệu quả và phát hiện một số cuộc gọi bị rớt mạng.
- Cuối cùng, bạn Thực hiện điều chỉnh (Act) bằng cách quyết định xử lý vấn đề. Điều này có thể bao gồm chấp nhận một số cuộc gọi bị rớt mạng, liên hệ với nhà cung cấp để cố gắng khắc phục hoặc chuyển sang sử dụng dịch vụ từ một nhà cung cấp viễn thông khác.
Mô hình này cho thấy sự cải thiện được duy trì liên tục, và nó phù hợp hơn việc chỉ sửa chữa một lần nhanh chóng. Đây cũng là lý do mô hình PDCA được áp dụng trong tiêu chuẩn ISO 9001, mục tiêu chính của việc cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng hiện đại.
IV. Khi nào nên sử dụng mô hình PDCA?
Chu trình PDCA được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Khởi đầu một dự án cải tiến mới.
- Phát triển hoặc cải tiến một quy trình của sản phẩm, hoặc dịch vụ.
- Xác định một quy trình được lặp đi lặp lại.
- Lên kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc.
- Thực hiện bất kỳ thay đổi nào và hoạt động trong xu hướng cải tiến liên tục.
V. Chu trình PDCA có lợi ích gì?
1. Sử dụng mô hình PDCA để cải tiến quy trình liên tục
Chu trình PDCA cung cấp cách tiếp cận cải tiến liên tục chính xác bởi vì nó hoạt động theo chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động sẽ trải qua các giai đoạn tương tự nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được khắc phục và quy trình có thể thích ứng với nhu cầu và thực tế của công ty. Điều này làm cho PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho:
- Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA lặp đi lặp lại thúc đẩy cải tiến liên tục cho quy trình mà không bị tự mãn với những thành tựu đã đạt được.
- Triển khai dự án hoặc quy trình mới: Kế hoạch, thử nghiệm và cơ chế phản hồi có sẵn trong PDCA cho phép sửa chữa những điểm yếu và cải thiện mọi thứ trong quá trình thực hiện quy trình, mà không cần đặt toàn bộ nguồn lực hoặc uy tín vào một lần.
- Quá trình theo dõi: Chu trình PDCA yêu cầu kiểm tra các thay đổi đã được thực hiện để đảm bảo tính nhất quán trước khi áp dụng chúng vào quy trình.
Sử dụng chu trình PDCA để kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch cho phép phân chia dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý và tạo điều kiện để cải thiện dần dần.
2. Sử dụng quy trình PDCA để thay đổi cách quản lý trong doanh nghiệp
PDCA không chỉ khuyến khích sự phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng và hiệu suất, mà còn giúp quản lý thay đổi một cách hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những yếu tố cần thay đổi theo phương pháp cải tiến liên tục.
Quá trình thay đổi theo PDCA yêu cầu kết hợp các yếu tố yêu cầu thay đổi vào các thành phần của nó: lập kế hoạch (Plan), triển khai (Do), đánh giá tính phù hợp và hiệu suất (Check) và triển khai rộng rãi hoặc thực hiện thành công (Act). Điều này đóng góp vào việc tích hợp quy trình quản lý thay đổi vào hoạt động hàng ngày của tổ chức, tạo nên một quá trình thay đổi liền mạch.
3. Sử dụng chu trình PDCA để quản lý chất lượng
Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Quá trình phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định nguồn gốc các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện các biện pháp khắc phục.
PDCA là công cụ phổ biến để thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến Six Sigma DMAIC. Việc triển khai các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA cung cấp. Sử dụng PDCA để cải thiện chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của chúng. Nó cung cấp các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn. Để áp dụng mô hình PDCA tối ưu và hiệu quả, giải pháp truy xuất nguồn gốc sản phẩm giúp doanh nghiệp theo dõi, giảm thiểu các rủi ro phá sinh trong quá trình trồng trọt, chăn nuôi đến khâu sản xuất, chế biến và phân phối đến người tiêu dùng.
4. Sử dụng mô hình PDCA để duy trì kiểm soát dự án doanh nghiệp
Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát cao hơn đối với một dự án cụ thể theo nhiều cách khác nhau, bao gồm:
Cung cấp câu trả lời cho câu hỏi “ai, cái gì, ở đâu” của dự án. Điều này tăng cường kiến thức và giúp dễ dàng khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau và chọn phương pháp thực hiện dự án phù hợp.
Đảm bảo rằng những điều chưa biết khi bắt đầu dự án được chứng minh hoặc giảm thiểu.
Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện quá trình ra quyết định.
Giúp hiểu rõ hơn về hiện tượng chi phí và hiệu ứng.
5. Sử dụng chu trình PDCA để quản lý hiệu suất các hoạt động trong doanh nghiệp
Giai đoạn “Plan” (lên kế hoạch) trong PDCA kết hợp các mục tiêu hoặc sản phẩm cung cấp cho nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “Do” (thực hiện) là giai đoạn thực hiện hiệu suất thực tế, trong khi giai đoạn “Check” (kiểm tra) nhằm đánh giá hiệu suất đã đạt được. Giai đoạn “Action” (hành động) xác nhận và chốt lại hiệu suất đó.
Trong hầu hết các tổ chức quản lý hiệu suất, hoặc phiên bản cũ hơn của việc đánh giá hiệu suất, quản lý hiệu suất vẫn được coi là một chức năng “nhân viên” riêng biệt. Phương pháp PDCA hướng tới tích hợp quản lý hiệu suất vào hoạt động hàng ngày và đóng góp vào cải thiện năng suất một cách đáng kể.
6. Sử dụng mô hình PDCA để tạo năng lực cạnh tranh của tổ chức
Áp dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn và kết hợp quản lý vòng kín với tốc độ.
PDCA nhanh nhẹn yêu cầu xác định nguồn gốc của các thay đổi và tác động tiêu cực của chúng, đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt sự biến động đó bất cứ khi nào có thể bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, chính sách hoặc quy tắc kinh doanh. Kế hoạch dự phòng được phát triển để xử lý các rủi ro còn tồn tại.
Quá trình này cũng giúp tích hợp chức năng quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện và cấu hình lại doanh nghiệp nhanh chóng cùng với hệ thống CNTT trong một tổ chức. Bằng cách xử lý thay đổi và cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau, tổ chức sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của mình.
Trên đây là những thông tin hữu ích về “Chu trình PDCA là gì? Quy trình xây dựng chu trình PDCA” đã được tổng hợp một cách chi tiết trong nội dung trên. Checkee hy vọng rằng bạn đọc đã nắm vững được lợi ích và cách vận hành hiệu quả của quy trình này.
