ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn chuẩn mực cho một hệ thống quản lý chặt chẽ, khoa học mà quốc tế công nhận. Tiêu chuẩn ISO 9001 năm 2008 có thể được áp dụng cho tất cả các loại doanh nghiệp, từ tập đoàn đa quốc gia đến các doanh nghiệp quy mô rất nhỏ. Tiêu chuẩn Iso 9001 2008 là gì? Doanh nghiệp cần triển khai tiêu chuẩn ISO 9001:2008 như thế nào để tận dụng và phát huy tối đa nguồn lực hiện có? Cùng xem tại bài viết này nhé!
I. Đôi nét về ISO – tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế
ISO – Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Organization for Standardization), được thành lập từ năm 1947, có trụ sở tại Geneva, Thụy Sĩ, là một hội đoàn toàn cầu gồm hơn 150 cơ quan tiêu chuẩn quốc gia. Mỗi quốc gia đại diện cho mình thông qua thành viên của ISO. Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã trở thành thành viên chính thức của ISO từ năm 1977.
ISO có trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (ISO) khuyến nghị để tạo thuận lợi trong thương mại toàn cầu và bảo vệ an toàn, sức khỏe, và môi trường cho cộng đồng. Hiện nay, ISO bao gồm gần 3000 tổ chức kỹ thuật, với hệ thống Ban Kỹ thuật (TC), Tiểu ban kỹ thuật (STC), Nhóm công tác (WG), và Nhóm đặc trách chịu trách nhiệm soạn thảo các tiêu chuẩn quốc tế. Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau khi được thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính thức của ISO.
Hiện nay, ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho các sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp, và nhiều lĩnh vực khác.
II. [Tổng quan] Tiêu chuẩn Iso 9001:2008 là gì?
ISO 9001:2008, còn được gọi là “Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng,” là phiên bản tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm 2008. Đây là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành. Nó được áp dụng cho mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ hay bất kể quy mô hoạt động nào.
Tiêu chuẩn ISO 9001 đặt ra các tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý chất lượng, không phải cho sản phẩm cụ thể. Áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp giúp tạo ra một cách làm việc khoa học, đồng nhất trong công việc, chuẩn hóa quy trình hoạt động và loại bỏ những thủ tục không cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí do sai lỗi hoặc sai sót, đồng thời nâng cao năng lực trách nhiệm và ý thức của cán bộ nhân viên.
ISO 9001 hiện nay được coi là một giải pháp cơ bản và là nền tảng đầu tiên để nâng cao năng lực quản lý trong các doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao hầu hết các doanh nghiệp, khi muốn cải tổ và nâng cao năng lực cạnh tranh, đều lựa chọn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trước cho tổ chức của mình. Sau đó, họ có thể tiếp tục áp dụng các hệ thống tiên tiến khác như TQM (quản lý chất lượng toàn diện), Lean production (sản xuất tinh gọn), 6 sigma (cải tiến theo nguyên lý 6 sigma),…
III. Đối tượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 có thể áp dụng rộng rãi cho mọi tổ chức và doanh nghiệp, không kể phạm vi, quy mô hay loại hình sản phẩm, dịch vụ. Tiêu chuẩn này được sử dụng để đáp ứng yêu cầu chứng nhận từ khách hàng, cơ quan quản lý, và cũng để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
IV. Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 năm 2008
Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và duy trì sự hài lòng của họ, các tổ chức cần thiết phải có khả năng đáp ứng các yêu cầu đó. ISO 9001:2008 cung cấp một hệ thống quản lý chất lượng được thử nghiệm toàn cầu để áp dụng các phương pháp quản lý có hệ thống cho các quy trình trong tổ chức, từ đó tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng một cách ổn định. Việc thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001:2008 mang lại những lợi ích sau:
- Xây dựng quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc trong tổ chức.
- Phòng ngừa sai lỗi và giảm thiểu công việc làm lại, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
- Định rõ trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức.
- Sử dụng hệ thống văn bản quản lý chất lượng như một phương tiện để đào tạo, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm.
- Thúc đẩy việc cải tiến liên tục chất lượng các quy trình sản phẩm.
- Tăng sản phẩm, giảm các sản phẩm hư hỏng và tăng doanh thu
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả
- Nâng cao uy tín và hình ảnh của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
ISO 9001:2008 là công cụ quan trọng để đạt được những lợi ích này và được sử dụng rộng rãi trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp.
V. Các nội dung chính trong tiêu chuẩn ISO 9001 2008
1. Điều Khoản 4 – Hệ thống quản lý chất lượng
Tổ chức cần thiết lập, tạo ra văn bản, thực hiện và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và không ngừng cải tiến hiệu quả của nó theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 bằng các biện pháp sau:
Xác định những quy trình cần thiết cho QMS và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức.
Xác định trình tự và tương tác giữa các quy trình này.
Thiết lập tiêu chí và phương pháp cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong vận hành và kiểm soát các quy trình này.
Cung cấp nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động và giám sát các quy trình này.
Theo dõi, đo lường và phân tích các quy trình này.
Thực hiện các biện pháp cần thiết để đạt được kết quả theo kế hoạch và liên tục cải tiến các quy trình này.
Điều này bao gồm cả yêu cầu về tài liệu QMS như chính sách và mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, thủ tục, hồ sơ, tài liệu lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát hiệu quả các quy trình, cũng như các tài liệu quy định bởi quy định quốc gia hoặc khu vực. Nó cũng đề ra yêu cầu về việc kiểm soát các tài liệu và hồ sơ này.
2. Điều Khoản 5 – Trách nhiệm quản lý
Lãnh đạo cấp cao phải liên tục thể hiện cam kết đối với việc phát triển và triển khai Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) cũng như liên tục cải tiến hiệu quả của nó bằng cách:
- Gửi đi thông điệp quan trọng về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng và tuân thủ luật pháp và quy định.
- Thiết lập chính sách chất lượng.
- Đảm bảo việc đặt ra các mục tiêu chất lượng.
- Thực hiện đánh giá quản lý.
- Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực.
3. Điều khoản 6 – Quản lý tài nguyên
Để đảm bảo quản lý hàng ngày của hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, cần sử dụng các nguồn lực phù hợp cho mỗi nhiệm vụ. Những nhân viên tham gia bao gồm nhân viên được đào tạo có năng lực (và có thể chứng minh được) trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ, nhận thức và truyền thông có liên quan.
Để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, việc cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng phù hợp là điều quan trọng. Điều này cũng bao gồm quản lý môi trường làm việc, với sự tổ chức để đảm bảo phù hợp với yêu cầu của sản phẩm.
4. Điều khoản 7 – Hiện thực hóa sản phẩm
Điều khoản này chi tiết các quy trình liên quan đến việc hiện thực hóa sản phẩm, bao gồm lập kế hoạch, quan hệ với khách hàng, thiết kế và phát triển, sản phẩm cuối cùng và dịch vụ sau bán hàng. Các nội dung cụ thể trong điều khoản này bao gồm:
- Lập kế hoạch hiện thực hóa sản phẩm: Trong giai đoạn này, tổ chức phải lập kế hoạch và phát triển các quy trình cần thiết để hiện thực hóa sản phẩm.
- Quy trình liên quan đến khách hàng: Quản lý quy trình liên quan đến khách hàng là điều quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức xác định và đáp ứng đúng các yêu cầu của khách hàng.
- Thiết kế và phát triển: Quá trình thiết kế và phát triển phải bao gồm lập kế hoạch, đầu vào, đầu ra, xem xét, xác minh, xác nhận và kiểm soát các thay đổi trong quá trình thiết kế và phát triển.
- Mua hàng: Điều quan trọng là thiết lập các thủ tục văn bản để đảm bảo rằng việc mua hàng đáp ứng các yêu cầu mua hàng cụ thể.
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ: Điều khoản này bao gồm việc kiểm soát và xác nhận hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nó cũng liên quan đến việc xác định và truy xuất nguồn gốc, tài sản của khách hàng và bảo quản sản phẩm.
- Kiểm soát các thiết bị giám sát và đo lường: Các yêu cầu về đo lường và tiêu chí chấp nhận có thể đến từ khách hàng, cơ quan quản lý, ngành hoặc tổ chức. Việc giám sát và đo lường phải tuân thủ đúng các yêu cầu này.
5. Điều khoản 8 – Đo lường, phân tích và cải tiến
Sau khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng, việc theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến định kỳ là rất quan trọng để:
- Tổ chức có thể liên tục nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý của mình bằng cách áp dụng chính sách chất lượng, mục tiêu, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, các biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
- Cải tiến liên tục có thể được hiểu là tất cả các hoạt động được thực hiện trong toàn bộ tổ chức nhằm tăng cường hiệu lực (đạt được mục tiêu) và hiệu quả (tối ưu hóa tỷ lệ chi phí/lợi ích) của các quy trình chất lượng, mang lại lợi ích gia tăng cho tổ chức và các bên liên quan.
VI. Tổng hợp 8 nguyên tắc quản lý cơ bản tạo nên nội dung ISO 9001 2008
ISO 9001 dựa trên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng, mà lãnh đạo cao nhất có thể áp dụng để dẫn dắt tổ chức trong việc cải thiện hiệu suất:
Tập trung vào khách hàng: Tạo sự hiểu biết về nhu cầu của khách hàng hiện tại và tương lai, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và vượt qua mong đợi của họ.
Lãnh đạo: Thiết lập sự thống nhất về mục đích và hướng đi của tổ chức. Tạo ra một môi trường nội bộ cho phép mọi người tham gia đầy đủ vào việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Sự tham gia của mọi người: Mọi thành viên trong tổ chức, ở mọi cấp bậc, là nhân tố quan trọng và sự tham gia đầy đủ của họ đảm bảo sử dụng tối đa khả năng của họ vì lợi ích của tổ chức.
Tiếp cận theo quy trình: Quản lý các hoạt động và tài nguyên liên quan như một quy trình giúp đạt được kết quả hiệu quả hơn.
Tiếp cận hệ thống để quản lý: Xác định, hiểu và quản lý các quy trình liên quan như một hệ thống, góp phần vào hiệu lực và hiệu quả của tổ chức trong việc đạt được mục tiêu.
Cải tiến liên tục: Đặt mục tiêu cải tiến liên tục là một phần của hoạt động chung của tổ chức.
Quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin: Đưa ra quyết định hiệu quả dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin.
Mối quan hệ nhà cung cấp cùng có lợi: Tạo mối quan hệ cùng có lợi giữa tổ chức và nhà cung cấp, tăng cường khả năng tạo ra giá trị cho cả hai bên.
VII. Các bước triển khai tiêu chuẩn iso 9001 năm 2008
Bước 1: Chuẩn bị trước khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Cam kết của các nhà lãnh đạo cao nhất trong Cơ quan là xây dựng và triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 (Thể hiện ở việc các lãnh đạo cơ quan hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008; kiên định chủ trương và sẽ đề ra chính sách, mục tiêu chất lượng; đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết; cử Đại diện Lãnh đạo tham gia việc xem xét định kỳ để đánh giá kịp thời tình hình và đưa ra các quyết định cần thiết…).
Thiết lập Ban Chỉ đạo để hỗ trợ Lãnh đạo Cơ quan trong việc xây dựng và triển khai Hệ thống quản lý chất lượng. Ban Chỉ đạo bao gồm Đại diện Lãnh đạo đóng vai trò là Trưởng Ban cùng với các Ủy viên là các Trưởng (hoặc Phó Trưởng) các bộ phận có liên quan.
Truyền thông kiến thức chung về TCVN ISO 9001:2008 đến toàn bộ Cán bộ Công chức trong Cơ quan. Việc truyền thông này sẽ được tiếp tục và kết hợp với các nội dung cụ thể ở các bước tiếp theo để nâng cao nhận thức và thu hút họ tham gia một cách tự nguyện vào các hoạt động cần thiết.
Yêu cầu chính là đánh giá tình hình hiện tại so với các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008 được áp dụng trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, từ đó nhận diện mặt mạnh và mặt yếu của cơ quan; xác định các quy trình chính của cơ quan để trên cơ sở đó lựa chọn phạm vi áp dụng và các yêu cầu của Hệ thống quản lý.
Trên cơ sở đánh giá tình hình hiện tại, sẽ lập kế hoạch thực hiện bao gồm các nội dung sau: Xác định mục tiêu và yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng cần xây dựng. Xác định phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng. Xác định các văn bản cần xây dựng của Hệ thống quản lý chất lượng (Chính sách và mục tiêu chất lượng; Sổ tay chất lượng; Các Qui trình, Hướng dẫn cần thiết…). Đưa ra các yêu cầu liên quan đến: Quyết định của Lãnh đạo; phân công trách nhiệm; đào tạo; cung cấp nguồn lực… Xác định thời gian và tiến độ thực hiện.
Bước 2 – Xây dựng hệ thống các văn bản liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Hướng dẫn cách thiết lập các văn bản:
- Chính sách và mục tiêu chất lượng của Cơ quan.
- Sổ tay chất lượng – Văn bản mô tả mô hình quản lý chất lượng và các cách thức kiểm soát chất lượng các hoạt động cung cấp dịch vụ công của Cơ quan.
- Các văn bản bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
- Các văn bản, quy trình quy định các hoạt động tác nghiệp của Cơ quan.
- Các hướng dẫn thực hiện công việc (nếu có).
Xem xét và phê duyệt tài liệu: Tài liệu sau khi được soạn thảo sẽ được chuyển đến cấp có thẩm quyền để xem xét và sau đó chuyển tới lãnh đạo cao nhất của Cơ quan để phê duyệt trước khi ban hành.
Bước 3 – Triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 năm 2008
Công bố chính thức và áp dụng các văn bản: Các Văn bản đã được xây dựng và xét duyệt sẽ được công bố thông qua Quyết định của Lãnh đạo cao nhất của Cơ quan. Để tránh tải áp lực công việc lên các Đơn vị và cá nhân thực hiện, có thể công bố áp dụng từng Văn bản hoặc một số Văn bản đã được xét duyệt, không cần phải chờ công bố một lần cho tất cả các Văn bản.
Phổ biến văn bản và nhắc nhở: Ban chỉ đạo sẽ phổ biến các văn bản đã ban hành, đặc biệt là các văn bản liên quan đến nhiều Đơn vị và cá nhân (như Chính sách, mục tiêu chất lượng chung của Cơ quan; các Qui trình bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008, …), và nhắc nhở các Đơn vị, cá nhân về những điều cần lưu ý khi thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng. Mỗi Đơn vị sẽ phổ biến và hướng dẫn đầy đủ các Văn bản mà họ trực tiếp thực hiện, chủ trì hoặc liên quan đến việc thực hiện (như mục tiêu chất lượng được cụ thể hóa của Đơn vị; Qui trình và hướng dẫn ứng với việc chính của mình; phần liên quan phải thực hiện ở các Qui trình, Hướng dẫn bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 và các Qui trình, Hướng dẫn khác).
Rà soát, điều chỉnh và lập sổ theo dõi: Ban chỉ đạo và từng Đơn vị sẽ rà soát, điều chỉnh về phân công, trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ – công chức tương thích với các qui định phải thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng. Sổ theo dõi sẽ được lập ở Ban Chỉ đạo và từng Đơn vị để ghi chép tình hình thực hiện, những sai lỗi cần khắc phục, những điều cần xem xét bổ sung, điều chỉnh … Các ghi chép này sẽ được cập nhập hàng tuần và báo cáo hàng tháng với Ban Chỉ đạo để xem xét và xử lý.
Đào tạo đánh giá viên: Sau đó, một số cán bộ từ các Đơn vị sẽ được chọn làm Đánh giá viên và nhận được đào tạo từ các Chuyên gia Tư vấn. Đánh giá viên sẽ giúp Ban Chỉ đạo theo dõi quá trình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng và sẽ tham gia vào các Nhóm đánh giá chất lượng nội bộ.
Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau khoảng 3 – 4 tháng thực hiện (ở bước 3), sẽ tiến hành đánh giá nội bộ theo Qui trình bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 để xem xét tính phù hợp với yêu cầu của Tiêu chuẩn, hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống. Đánh giá chất lượng nội bộ do Cơ quan chủ trì với sự hỗ trợ của các Chuyên gia Tư vấn. Sau mỗi lần đánh giá chất lượng nội bộ, cần tổ chức họp xem xét của Lãnh đạo. Việc đánh giá chất lượng nội bộ sẽ được tiếp tục lần 2, lần 3… sau khoảng 1-2 tháng cho đến khi Cơ quan tự xác nhận Hệ thống quản lý chất lượng đã được triển khai hiệu quả, không còn sai lỗi lớn.
Bước 4 – Đánh giá và chứng nhận ISO 9001:2008
Cơ quan sẽ tiến hành đề nghị một tổ chức chứng nhận, đã đăng ký hoạt động tại Bộ Khoa học và Công nghệ, để thực hiện đánh giá về hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng và triển khai trong cơ quan. Dựa trên kết quả đánh giá từ tổ chức chứng nhận độc lập, cơ quan sẽ nộp hồ sơ đăng ký xét và nhận giấy chứng nhận tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
VIII. Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, giải pháp truy xuất thông tin nguồn gốc có lợi ích gì?
Doanh nghiệp xác định và kiểm soát nguồn gốc của các sản phẩm và dịch vụ: Việc theo dõi quá trình sản xuất và cung ứng, thông tin về thành phần, nguồn gốc vật liệu và quá trình chế biến có thể được đánh dấu và ghi nhận một cách minh bạch.
Đáp ứng yêu cầu của khách hàng về tính minh bạch và niềm tin trong chuỗi cung ứng: Khách hàng ngày càng quan tâm đến nguồn gốc của sản phẩm mình mua và mong muốn sự đảm bảo về chất lượng và tuân thủ quy định. Qua giải pháp truy xuất nguồn gốc sản phẩm, tổ chức có thể cung cấp cho khách hàng các thông tin rõ ràng về nguồn gốc, quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng, tạo niềm tin và tăng cường hình ảnh thương hiệu
Việc truy xuất thông tin nguồn gốc còn hỗ trợ trong việc quản lý rủi ro và phản ứng nhanh khi xảy ra sự cố. Khi có thông tin chi tiết về nguồn gốc và quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân và ứng phó với vấn đề, giúp giảm thiểu tác động tiêu cực và đảm bảo sự ổn định của hoạt động.
Qua bài viết này, Checkee mong muốn mang đến các bạn đọc giả một cái nhìn tổng quan và dễ hiểu về bản chất thực sự của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. ISO 9001 đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam để xây dựng cơ sở quản lý cho chính mình. Checkee cung cấp giải pháp truy xuất nguồn gốc toàn diện giúp các doanh nghiệp tối ưu quy trình sản xuất, phân phối đến người tiêu dùng và đáp ứng với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hiệu quả.
