Ngành sản xuất đóng vai trò then chốt trong sự phát triển kinh tế của quốc gia và thế giới. Với đa dạng quy trình sản xuất và khâu công việc, việc áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến như 5S đã trở thành xu hướng tất yếu được các doanh nghiệp sản xuất trên toàn cầu áp dụng. Vậy tiêu chuẩn 5s trong sản xuất là gì? Cách thực hiện 5s trong sản xuất như thế nào? Cùng Checkee tìm hiểu tại bài viết này nhé.
I. [Tìm hiểu] Tiêu chuẩn 5s trong sản xuất là gì?
1. Khái niệm về quy trình 5s trong sản xuất
Ở bất kỳ nhà máy nào tại Nhật Bản, chúng ta thường thấy các biển lớn với khẩu hiệu “Thực hiện tốt 5S”. Đây là những nguyên tắc quản trị và tập quán đã trở thành tiêu chuẩn tại các doanh nghiệp. 5S, viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng), là một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc. Nó được phát triển đầu tiên tại tập đoàn Toyota và nhanh chóng lan rộng tới các công ty Nhật Bản khác.
- Sàng lọc (Seiri) được hiểu là phân loại và sắp xếp các vật dụng theo trật tự. Đây là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình thực hiện 5S của một doanh nghiệp. Nội dung chính của Sàng lọc là phân loại và di dời những vật thể không cần thiết, có thể bán hoặc tái sử dụng.
- Sắp xếp (Seiton): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả, theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
- Sạch sẽ (Seiso): Thông qua việc thực hiện vệ sinh tổng thể và hàng ngày của máy móc, vật dụng và khu vực làm việc, Sạch sẽ (Seiso) nhằm duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro và tai nạn, đồng thời nâng cao độ chính xác của các thiết bị máy móc (tránh ảnh hưởng của bụi bẩn).
- Săn sóc (Seiketsu): Sự quan tâm liên tục và duy trì 3S đã thực hiện trước đó. Thông qua việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến theo tiêu chuẩn đã được đề ra, hướng tới việc hoàn thiện hệ thống 5S trong doanh nghiệp.
- Sẵn sàng (Shitsuke): Tạo ra một thói quen, kỷ luật và tác phong cho mọi người trong việc thực hiện hệ thống 5S.
2. Nguồn gốc của quy trình 5s trong sản xuất
Bắt nguồn từ truyền thống Nhật Bản, người Nhật luôn khuyến khích ý thức trách nhiệm, sự tự nguyện và tính tự giác trong công việc, không kể công việc đó diễn ra ở đâu. Họ luôn tìm cách để nhân viên thực sự cam kết với công việc của mình.
Ví dụ, trong một phân xưởng, người quản lý sẽ khuyến khích nhân viên nhận thức rằng đó là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng chấp nhận trách nhiệm chăm sóc “máy móc của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.
3. Lợi ích của quy trình 5s trong sản xuất
5S là một phương pháp vô cùng hiệu quả để kích hoạt nguồn lực con người, tối ưu hóa môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Chương trình 5S hướng tới những mục tiêu quan trọng sau đây:
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho tất cả mọi người tuân thủ kỷ luật một cách nghiêm túc hơn tại nơi làm việc giúp tăng cường năng suất làm việc cũng như tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
- Xây dựng tinh thần đồng đội trong tất cả cá nhân.
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cấp quản lý và nhà lãnh đạo thông qua việc thực hiện các hoạt động thực tiễn như giảm thiểu các hoạt động lãng phí, không cần thiết trong quá trình sản xuất cũng như tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
- Tạo ra môi trường làm việc trong doanh nghiệp được liên tục cải tiến về tình trạng, chất lượng và an toàn lao động giúp tạo môi trường làm việc thoải mái, thuận tiện và sạch sẽ cho cán bộ và nhân viên.
- Xây dựng nền tảng để áp dụng các kỹ thuật cải tiến một cách hiệu quả.
Khi thành công trong việc thực hiện 5S trong công ty, sẽ xảy ra những thay đổi kỳ diệu. Các vật dụng không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi môi trường làm việc, các đồ vật cần thiết sẽ được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng và đặt ở vị trí thuận tiện cho người sử dụng. Máy móc và thiết bị sẽ được vệ sinh, bảo dưỡng và bảo quản một cách sạch sẽ. Qua quá trình thực hiện 5S, tinh thần đoàn kết sẽ được nâng cao, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người. Điều này sẽ dẫn đến thái độ tích cực, trách nhiệm và ý thức cao hơn trong công việc của nhân viên.
4. Tổng hợp các yếu tố tạo nên tiêu chuẩn 5s trong sản xuất
Để đạt được thành công khi áp dụng tiêu chuẩn 5S, có những yếu tố quan trọng sau:
Cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo – Sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo đối với việc hình thành các nhóm làm việc là điều cần thiết.
Đào tạo – Để nhân viên hiểu rõ vai trò và lợi ích của 5S, cần cung cấp kiến thức và huấn luyện cơ bản về 5S cho tất cả mọi người.
Tham gia tự nguyện – Sự tự nguyện tham gia là yếu tố quan trọng để tạo ra một môi trường khuyến khích tính tự nguyện của tất cả mọi người.
Lặp lại chu kỳ và nâng cao tiêu chuẩn – Liên tục lặp lại quá trình và nâng cao tiêu chuẩn làm việc để duy trì và cải tiến quản lý sản xuất.
II. Cách thực hiện tiêu chuẩn 5s trong sản xuất chi tiết
Bước 1: Khởi động triển khai quy trình 5s trong doanh nghiệp
Xác định mục tiêu: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho việc triển khai 5S.
Thành lập Ban triển khai 5S: Chọn 2 người có tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật cao và có tầm ảnh hưởng để tham gia vào Ban triển khai 5S cho mỗi bộ phận.
Đào tạo cán bộ quản lý chủ chốt: Tiến cử một số cán bộ quản lý quan trọng trong Ban triển khai 5S tham gia các khóa đào tạo thực hành 5S được tổ chức bởi các tổ chức uy tín.
Học hỏi kinh nghiệm: Nghiên cứu và tìm hiểu về những đơn vị đã thành công trong triển khai mô hình 5S tại các cơ sở khác để học hỏi kinh nghiệm và áp dụng vào công ty của mình.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch và nhiệm vụ của Ban 5S
- Bổ nhiệm Trưởng ban, Phó ban, Thư ký và các cán bộ quản lý chủ chốt tại từng bộ phận.
- Giao phân công trách nhiệm một cách rõ ràng cho từng cá nhân.
- Đề ra cách thức triển khai 5S tại từng bộ phận.
- Thiết lập chính sách để huy động sự tham gia của tất cả cán bộ và nhân viên trong đơn vị.
Bước 3: Phổ biến, đào tạo phương pháp 5S trong đơn vị
- Thực hiện thông báo công khai mục tiêu, kế hoạch và quy trình thực hiện 5S đến toàn bộ thành viên trong đơn vị.
- Thiết kế biểu ngữ, hình ảnh và tổ chức các hoạt động tuyên truyền về 5S trong đơn vị.
- Cung cấp các khóa đào tạo về 5S nhằm nâng cao nhận thức và giúp mọi thành viên hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện 5S.
Bước 4: Thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất
- Giai đoạn 1: Thực hiện tiêu chuẩn “Sàng lọc” (Seiri)
Tiến hành kiểm kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị và lựa chọn những mục không cần thiết:
Thực hiện tổng vệ sinh và nên xác định mức độ hư hỏng, rò rỉ và bụi bẩn
Khảo sát từng khu vực, đồ vật tại nhà máy, nơi làm việc để xác định những nơi cần được cải tiến
Loại bỏ những vật không có giá trị và không sử dụng khỏi cơ sở.
Thanh lý hoặc bán lại những mục không sử dụng nhưng vẫn còn giá trị.
Tìm cách tái sử dụng những mục không có giá trị nhưng vẫn phải tiêu tốn chi phí để xử lý.
- Giai đoạn 2: Thực hiện tiêu chuẩn “Sắp xếp” (Seiton)
Tổ chức lại vị trí của hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị theo mức độ sử dụng. Cụ thể:
Những đồ vật thường xuyên sử dụng cần để gần nơi sử dụng, gần người sử dụng.
Những đồ vật sử dụng thỉnh thoảng cần đặt chúng xa nơi sử dụng hơn.
Những đồ vật không sử dụng hoặc chưa sử dụng, nhưng cần giữ lại: đặt chúng trong kho lưu trữ có nhãn dán nhận diện rõ ràng.
- Giai đoạn 3: Thực hiện tiêu chuẩn “Sạch sẽ” (Seiso)
Thiết lập kế hoạch vệ sinh định kỳ toàn bộ cơ sở: Vẽ sơ đồ mặt bằng cơ sở, bao gồm cả khu vực ngoại vi; Phân chia các khu vực công như cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà để xe, nhà vệ sinh,… và giao cho từng nhóm đảm nhận trách nhiệm vệ sinh và quản lý; Cung cấp đầy đủ các dụng cụ vệ sinh cần thiết và trao cho từng nhóm; Ban hành lệnh tổng vệ sinh trên toàn cơ sở.
Tạo ra một tinh thần cạnh tranh, phấn khởi trong đơn vị, lãnh đạo và cán bộ trong đơn vị phải làm gương cho nhân viên.
Giao cho mỗi cá nhân tự giữ gìn vệ sinh nơi làm việc của mình: Sắp xếp bàn làm việc, tư trang cá nhân ngăn nắp, gọn gàng; Kiểm tra vệ sinh trước và sau giờ làm việc; Lau dọn sàn nhà, máy móc, thiết bị để giữ cho chúng luôn sạch sẽ.
Tìm ra nguyên nhân gây mất vệ sinh và áp dụng biện pháp phòng ngừa bụi bẩn.
- Giai đoạn 4: Thực hiện tiêu chuẩn “Săn sóc”(Seiketsu)
Ban hành các văn bản chi tiết, trong đó rõ ràng quy trình thực hiện các bước “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”.
Thiết lập các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá và hệ thống nhãn mác phân loại.
Định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban, bộ phận.
Tạo ra cơ chế theo dõi, kiểm tra và giám sát thực hiện.
Tổ chức cuộc thi giữa các bộ phận, phòng ban để thúc đẩy việc thực hiện 5S.
Tôn vinh và khen thưởng những cá nhân, nhóm có thành tích xuất sắc, sáng tạo trong việc áp dụng 5S.
Xử lý các vi phạm theo các mức độ từ nhẹ đến nghiêm trọng.
- Giai đoạn 5: Thực hiện tiêu chuẩn “Sẵn sàng” (Shitsuke)
Để xây dựng thói quen thực hiện 5S tại cơ sở, chúng ta cần duy trì việc đào tạo và thực hiện các hoạt động thực tế. Mỗi cán bộ, công nhân viên trong đơn vị cần tự nhận thức và đảm nhận trách nhiệm cá nhân trong việc tuân thủ các quy định, kế hoạch và chính sách đã được ban hành.
Bước 5: Tiến hành đánh giá quy trình 5s trong sản xuất
Dựa vào các tiêu chí và thang đo đã được thiết lập trước đó, chúng ta tiến hành đánh giá thực tế quy trình triển khai 5S tại cơ sở, bao gồm cả kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất.
Chúng ta thu thập phản hồi và ý kiến đóng góp từ cán bộ và công nhân viên. Qua đó, chúng ta ghi nhận những vấn đề tồn đọng và hạn chế trong quá trình thực hiện tại đơn vị sản xuất.
Chúng ta đề xuất các giải pháp khắc phục và cải tiến trong thời gian tới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Chúng ta tổng hợp và công bố kết quả đánh giá, và lưu trữ tất cả các tài liệu để sử dụng cho lần đánh giá tiếp theo.
Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng trong quy trình 5s trong doanh nghiệp
Tuyên dương những bộ phận xuất sắc trong việc triển khai phương pháp 5S.
Trao thưởng bằng khen, cờ thi đua, cúp hoặc các phần thưởng cho đơn vị xuất sắc của tháng và đơn vị xuất sắc của năm.
Mục đích của việc này là để công nhận những cống hiến và nỗ lực của các thành viên, đồng thời xây dựng một môi trường thi đua sôi nổi tại cơ sở.
III. Truy xuất nguồn gốc có vai trò quan trọng trong việc áp dụng tiêu chuẩn 5s trong sản xuất
Truy xuất nguồn gốc là quá trình xác định và theo dõi nguồn gốc, quá trình sản xuất và phân phối của các sản phẩm. Việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng, an toàn và uy tín của các sản phẩm, cũng như tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và cạnh tranh của doanh nghiệp.
Việc truy xuất nguồn gốc giúp doanh nghiệp có được thông tin chi tiết về các nguyên liệu, thành phần, quy trình và thiết bị liên quan đến sản phẩm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể sắp xếp và sắp đặt các vật dụng, máy móc, công cụ một cách hợp lý, tiết kiệm không gian và thời gian. Việc truy xuất nguồn gốc cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng và an toàn của các nguyên liệu và sản phẩm, từ đó giảm thiểu rủi ro và lãng phí. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải duy trì sự sạch sẽ và tự giác trong mọi hoạt động sản xuất. Tóm lại, việc truy xuất nguồn gốc là một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất một cách hiệu quả và bền vững. Việc này không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi của khách hàng và xã hội.
Checkee hy vọng bài viết trên có thể giúp các bạn đọc giả hiểu được tiêu chuẩn 5s trong sản xuất và giải quyết được vấn đề trong xây dựng mô hình sản xuất, vận chuyển một cách hiệu quả. Checkee sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp về giải pháp truy xuất nguồn gốc sản phẩm trong quá trình sản xuất.
